In diesem Artikel stelle ich Dir meine Planungs-Instrumente vor, mit denen ich meine Lern-Projekte erfolgreich umsetze. Um deinen Alltag zu strukturieren und kurz- sowie langfristig zu planen lohnt sich (zumindest teilweise) der Einsatz von Schriftwerk. Natürlich kannst Du auch alles in Gedanken behalten, doch gibt es einige Studien, die belegen, dass dies unnötig Stress verursacht. Alles, was noch nicht abgeschlossen ist, beansprucht im Gehirn permanent Energie. Also raus damit, schreib es auf, das macht vieles leichter und zudem kannst Du Deine Fortschritte besser nachvollziehen.

Jeder Mensch ist verschieden und ich würde mir niemals anmaßen, ein System als richtig, falsch, besser oder schlechter zu beschreiben. Ich stelle Dir das vor, was sich bei mir im Alltag bewährt und kann dabei doch auf einige erfolgreich abgeschlossene Projekte verweisen. Ich selbst bin übrigens ein extremer Chaot und verwende nicht trotzdem, sondern gerade deswegen, allerlei Helferlein, um mich zu strukturieren. Es ist meines Erachtens Blödsinn, dass kreative und flexible Menschen angeblich nicht strukturiert arbeiten können. Oft ist das eine faule Ausrede, um mangelnde Zuverlässigkeit (= trainierbare Disziplin) schönzureden. Es erfordert lediglich ein paar mehr Hilfsmittel, die andere bereits verinnerlicht zu haben scheinen.

1. Visionsboard und Ziel-Liste

Ich nehme mir regelmäßig Zeit, um über all das zu sinnieren, was ich in meinem Leben erreichen, erleben und (er)sparen will. Früher habe ich dazu ein Visionboard erstellt, ein großes Plakat, auf das ich Bilder und Schlagzeilen aus Zeitschriften  ausgeschnitten und aufgeklebt habe, mit Bild-Motiven, die mir als Platzhalter für das dienten, was ich anstrebe (Berufliches, Familiäres, Materielles, Ideelles usw.). Mittlerweile stelle ich mir das nur noch innerlich vor. Ich habe mir dazu quasi eine utopische Idealzukunft konstruiert. Konkrete Ziele schreibe ich mir jedoch nach wie vor auf und zwar nach der Öko-SMART-Formel. Somit verbinde ich vage Träume und konkrete Visionen.

2. Wunschsammelliste

Das ist eine offene Liste, auf die ich alles aufschreibe, was mir interessant vorkommt und das ich früher oder später machen, lesen oder lernen will. So vergesse ich es nicht und ich kann immer mal wieder draufschauen, wenn mir gerade langweilig ist. Meist entdecke ich dann ein Thema oder ein Erlebnis, mit dem ich mich dann (mal wieder) beschäftigen kann. Diese Liste ist für mich ein Sammelcontainer, um mein Gehirn zu entlasten und Grundlage des Visionboards. Um zu wissen, was möglich sein kann, sollte ich wissen, was es alles gibt und was mich davon anspricht. Stell Dir dazu die einfache Frage: Was möchte ich alles gemacht und erlebt haben, wenn ich auf dem Sterbebett liege. Und sei Dir stets bewusst, dass von alleine nichts geschieht. Und dann schreib mal drauf los.

3. Wochen-, Monats-, Quartalsplaner

Dieses Helferlein habe ich mir in meiner Zeit als ambitionierter Hobbysportler in der Jugend ausgedacht und setze ihn für regelmäßige Handlungsziele ein. Statt eines klassischen Trainingsplans, an dem jeder Tag strukturiert und exakt vorgeplant ist, habe ich bei einem Wochenplan eine 7-Tage-Flexibilität. Kommt mal etwas dazwischen, mangelt es mir an Energie oder ähnlichem, dann ist nicht der ganze Plan futsch. Dann habe ich 6 weitere Tage, um mein Wochenziel zu erreichen. Mein Plan ist von der Struktur her aufgebaut wie ein Stundenplan in der Schule, nur statt der Unterrichtszeiten stehen da meine Vorhaben drin. Da ich eben recht flexibel bin, habe ich es für mich verworfen, feste Zeiten vorzugeben – das kannst Du testen, ob und wie Du das bevorzugst. Wichtig für mich ist das, was ich am Ende des Tages gemacht habe.

Am Anfang der Woche setze ich mir meine Ziele und zwar möglichst detailliert (hier ergänzt sich der Planer mit meinen Ziellisten). An jedem Abend trage ich dann (ehrlich) in der Tagesspalte ein, was und wie viel davon ich tatsächlich gemacht habe. Somit habe ich einen Zeitraum von 7 Tagen, um meine Ziele zu erreichen und dennoch eine Flexibilität, die Tagesform und Elan berücksichtigt. Am Ende der Woche ziehe ich ein Fazit. Wenn ich stark von meinem Plan abgewichen bin, analysiere ich, woran es gelegen hat. Dann passe ich die Ziele an oder kümmere mich um die notwendige Motivation oder verschiebe meine Prioritäten.

Natürlich schreibe ich in meinen Planer nur das hinein, was mir wirklich wichtig ist und wofür ich einen Überblick benötige. Der Vorteil dabei: ich habe ein wirksames Feedbacksystem für meine Handlungsziele. So kann ich frühzeitig unpassende Ziele aussortieren, abändern oder meine Planung umstellen, wenn ich trotz Motivation nicht das Geplante geleistet habe (das führt sonst irgendwann zu Frust).

4. Terminkalender

Puh, nicht gerade ein Geheimtipp, was? Aber im Ernst, es sind meist die Klassiker, die funktionieren (ist meist auch der Grund, warum etwas zum Klassiker wird). Hier schreibe ich feste Zeitpunkte von geplanten Ereignissen hinein. Also wann ich wo bin, Arzttermine, Reisedaten, Seminardaten, Uhrzeiten von beruflichen und privaten Treffen und auch mit wem ich mich treffe. Ich arbeite online (Computer und Smartphone) sowie offline (Taschenkalender), so habe ich meine Verfügbarkeiten jederzeit im Blick und Griff.

5. (Not-)To-Do-Liste

Für den Zeitraum von drei Tagen arbeite ich mit einer Aufgabenliste für Handlungsziele. Während auf dem Wochenplaner (2) meine regelmäßigen Aufgaben stehen (Bücher lesen, Sport treiben, Sprachen lernen und so weiter) und mein Kalender (3) feste Termine erfasst, stehen auf meiner To-Do-Liste seltene oder einmalige Tätigkeiten, die ich zeitnah, jedoch nicht unbedingt zu einem fixen Termin erledigen werde  (Beispiele: Hecke schneiden, neue Schuhe kaufen, technische Veränderungen am Blog umsetzen). Wichtig für mich: Nach drei Tagen erstelle ich eine neue Liste. Sofern noch Aufgaben von der alten Liste offen blieben, wäge ich ab, ob ich einen Termin daraus mache (das führt zu einer stärkeren Selbstverpflichtung, z.B. Freitag, 09.00 Uhr Schuhe kaufen) oder ob ich die Aufgabe auf die neue  TDL übertrage. Achte darauf, dass du keine Endlos-Liste hast, die immer länger wird. Das führt nicht nur zu Frust, sondern führt auch den Nutzen ad absurdum. Die Liste soll Dir helfen, eine realistische Selbsteinschätzung zu gewinnen, wie viel Du erledigen kannst. Idealerweise sind nach drei Tagen alle geplanten Aufgaben erledigt. Berücksichtige auch stets einen kleinen Puffer, damit du entspannt bleiben kannst.

Seit einigen Jahren empfehle ich in meinen Seminaren auch die Verwendung einer NOT-To-Do-Liste. Diese kann hilfreich sein, um unbewusste oder halbbewusste Zeitfresser abzustellen oder damit wenigstens für ein wichtiges Ziel zu pausieren. Wenn du bemerkst, das du Abend für Abend stundenlang vor der Glotze hockst oder belanglosen Quatsch auf Facebook postest obwohl Du etwas anderes machen willst, dann triff als erstes die bewusste Entscheidung, das zu reduzieren. Der Durchschnittsdeutsche schaut jeden Tag (!) 184 Minuten fern, das sind 21,5 Stunden pro Woche und 1119 Stunden pro Jahr. Das entspricht bereits der (halbwegs effizient genutzten) Arbeitszeit eines Arbeitnehmers. Du wirst dich vielleicht wundern, wie viel es ausmacht, so etwas ganz simpel aufzuschreiben – probier`s aus.

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